آنچه در سازمان‌ها مزیت رقابتی ایجاد می‌کند، بهره‌وری به معنای بکارگیری و ترکیب موثر منابع موجود در سازمان است. بهبود اثربخش بهره‌وری همانند سایر مولفه ها و فرآیندهای نرم افزاری سازمانی از الزامات کار سازمانی است که در ذات و خمیرمایه بهره‌وری بهبود نهفته است و مشروعیت بهره‌وری در بهبود و اصلاح آن است. استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری موجب می‌گردد که بهره‌وری به صورت یک فرآیند دائمی ارتقا یابد و مسیر بهره‌وری مشخص و بسترسازیهای لازم صورت گیرد. حرکت بهره‌وری لازمه رشد و پیشرفت سازمان بوده و به نهادینه شدن امر بهبود در نظامهای مختلف سازمانی منجر خواهد شد. در این مقاله به برخی راهکارهای عملی استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری اشاره خواهد شد که بیشتر مبتنی بر تجارب نگارنده در یکی از سازمان‌های بزرگ صنعتی است.
فرآیند چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری
چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری فرآیندی است که طی آن بین مجموعه عوامل تولید بهترین ترکیب حاصل و متناسب با شرایط درون و برون سازمانی در بهره‌وری تغییراتی حاصل می‌گردد. چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری را می‌توان به مراحل زیر خلاصه کرد:
مرحله اندازه‌گیری بهره‌وری
برای شناخت وضعیت موجود بایستی ابتدا نوع شاخصهای مناسب اندازه‌گیری در هر زمینه و در سطوح سازمانی، بخشی و ملی مشخص و تعریف شوند و برای کمیت هریک از شاخصها و جنبه‌های کیفی آنها در حد لازم هدفهای مربوط تعریف و مورد توافق قرار گیرند.
مرحله ارزیابی و تحلیل بهره‌وری
در این مرحله با تحلیل و ارزیابی شاخصهای اندازه‌گیری بهره‌وری و تعیین نقاط قوت و ضعف آن، شرایط برای بهبود وضعیت موجود براساس چرخه بهره‌وری فراهم می‌شود. در تحلیل و ارزیابی فرهنگ بهره‌وری بسیاری از ریشه‌های عقب ماندگی بهره‌وری سازمان‌ها مشخص و می‌توان از دل تحلیلها به راهکارهای عملی نیز دست یافت.
برنامهریزی بهبود بهره‌وری
سازوکار طراحی مطلوب
در این مرحله، برای بهبود بهره‌وری لازم است به صورت دائمی وضعیتهای مطلوبی طراحی کرد. بهبود بهره‌وری بدون نگریستن به وضعیتهای آرمانی امکان پذیر نیست. ضروری است که پیوسته به شکل فرآیندی روی وضعیت مطلوب کار کرد.
مرحله فرهنگ سازی
چرخه بهبود بهره‌وری در سازمان یک حرکت جمعی و سازمانی است که همه افراد سازمان در رده‌های مختلف بایستی درگیر آن شوند. بنابراین، فرهنگ سازی و تبدیل آن به صورت یک فرهنگ سازمانی کمک زیادی به استقرار و نهادینه شدن آن می‌کند. با آموزش و اطلاع رسانی می‌توان امکان پذیرش بهبود مستمر توسط کارکنان سازمان را فراهم ساخت. ایجاد فرهنگ کار محوری لازمه بهبود است. در فرهنگ کارمحوری تاکید اصلی برروی موفقیتها و دستاوردهای موجود در کار است. این امر دلیل وجود و بقای سازمان است و هیچ چیز نمی تواند در این هدف بزرگ مداخله کند.
مرحله عاطفی کردن بهبود بهره‌وری
برای بهره‌وری در سازمان ابتدا باید آن را شناخت. کارکنان سازمان بایستی علاقه مند به بهبود بهره‌وری باشند و آن را دوست داشته باشند. به عبارت دیگر، بهره‌وری بایستی باعواطف و احساسات کارکنان عجین گردد و به نتایج آن ایمان آورند. استقرار دائمی چرخه بهبود بهره‌وری بدون عاطفی کردن آن در سازمان موقتی و مقطعی خواهد بود. اساساً ارتباط عاطفی با بهره‌وری به این دلیل است که به حسن نیت منتهی می‌شود و این موضوع باعث خواهد شد که کارکنان بهترین تلاش خود را به کار ببندند و از جان مایه بگذارند.
مرحله ساختارسازی
در این مرحله بایستی کانال‌های حرکت فردی و جمعی در سازمان تعریف شوند و اینکه کارکنان چگونه میزان بهره‌وری را بالا ببرند، نیاز به بسترسازی دارد. بنابراین، در این مرحله بایستی مسیر فعالیتهای افراد سازمان مشخص و تعریف شده باشد.
مرحله عمل
بهره‌وری، عمل به فرهنگهای ایجادشده مطلوب سازمانی است. در مرحله عمل، کارکنان سازمان در همه سطوح و متناسب با ماموریت خود بایستی دست به کار شوند و در جهت بهبود بهره‌وری دست به فعالیتهای فکری و جسمی بزنند.
مرحله بازنگری
آنچه به چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری مشروعیت می‌دهد بازنگری است. با بازنگری، مجموعه فعالیتهای انجام شده در سازمان در فرآیند چرخه بهبود بهره‌وری می‌توان بهبود مستمر بهره‌وری را تضمین کرد.
ساز و کارهای عملی
در استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری راهکارهای مختلفی وجود دارد که به بعضی از آنها که در عمل تجربه شده در زیر اشاره می‌شود:
نهادینه کردن بهره‌وری در اندیشه
زیربنای استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری این است که کارکنان یک سازمان تولید فکر کنند. کمبود سازمان‌ها در مقوله بهره‌وری ، پول، تجهیزات، مواد و امکانات مادی نیست بلکه کمبود اصلی تولید فکر است. سازمان‌های موفق و بهره ور علاوه بر نظم بوروکراتیک، تدابیر خاصی برای استفاده از کلیه ظرفیتهای فکری و عملی کارکنان خود اتخاذ کرده اند. علی رغم اینکه اصولاً فعالیت دانشگران و کارکنان علمی و فکری فرمول پذیر نیست سازمان‌های پیشرو در بهره‌وری به تدریج به مکانیسم و شیوه‌های رهبری و زمینه‌های مناسب فرهنگی برای هم‌افزایی تلاشها و اندیشه‌های کارکنان علمی دست یافته اند و موفق شده اند از افکار و ابتکارات و دانش آفرینی سازمان‌ها و توسعه فکری این کارکنان بهره بیشتری ببرند. مدیریت موثر نیروی کار دانشگر و دانشمند نیازمند تدابیری است که حاصل آن توسعه کیفی و کمی ظرفیت دانش اندوزی، استفاده کارساز از دانش و توسعه دانش در سطح ملی و سازمانی است.
در صورت مدیریت بر فکر و دانش کارکنان سازمان و به جهت اجتناب از نفرین دانش ، بهره‌وری در اندیشه حاصل خواهد شد. مدیریت بردانش و اندیشه عبارت از مدیریت دانش سازمان که می‌تواند گستره ای از ویژگیهای عملکرد سازمانی را بهبود بخشد. فکر و دانش عاملی بنیادی است که کاربرد موفق آن، سازمان‌ها را یاری می‌کند تا خدمات و کالاهایی بدیع ارائه دهند. این منبع عظیم دانش، بسیاری از گونه‌های مختلف فرایندهای سازمانی بهترین عملکردها، جلب اعتماد مشتری، نظامهای اطلاعات مدیریت، فرهنگ و هنجارها را دربر می‌گیرد.
به طور کلی بهره‌وری در اندیشه با مکانیسم‌‌های زیر به استقرار چرخه بهبود مدیریت بهره‌وری کمک می‌کند:
نهادینه کردن صرفه جویی در کل سازمان
یکی از روشهای استقرار چرخه بهبود مدیریت بهره‌وری این است که صرفه جویی در همه سازمان به عنوان یک اصل مورد توجه قرار گیرد. دستیابی به بهره‌وری مستمر از طریق صرفه جویی، باشعار حاصل نمی شود بلکه در این راستا بایستی ساختارهای مناسبی طراحی کرد. معمولاً صرفه جویی از طریق دو مکانیسم ساختارسازی و تشویق در سازمان نهادینه می‌شود. روشهای تجربه شده برای نهادینه کردن صرفه جویی در یکی از سازمان‌های بزرگ صنعتی را می‌توان به صورت زیر خلاصه کرد:
- ساختاری کردن صرفه جویی در مصرف انرژی از طریق دخیل کردن میزان مصرف در پاداش تولید
- برقراری رابطه بین خوب مصرف کردن و پاداش
- برقراری رابطه بین کیفیت استفاده از مواد و پاداش
- پرداخت مستقیم مبلغی از صرفه جویی‌های انجام شده انرژی به کارکنان
- تشویق کتبی کارکنانی که ستاره صرفه جویی هستند. برای استقرار چرخه بهبود مستمر بهره‌وری از طریق صرفه جویی لازم است زمینه برای ساختارسازی فراهم شود.
طراحی نظامهای بهره ور
برای استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری در کنار کارهای فرهنگی و فرهنگ سازی باید ساختارهای مناسب و علمی طراحی و اجرا کرد. بعضاً مشاهده می‌شود که در سازمان‌ها افراد زیادی هستند که داوطلب تولید بهره‌وری هستند ولی ساختار مناسبی وجود ندارد که از فکر، توان، استعداد و دلسوزی آنها به شکل معقول و منطقی استفاده شود. براین اساس، سازمان‌ها بایستی به فکر طراحی ساز و کارهای بهره ور باشند. به طور کلی دو نوع از ساختارهای بهره ور که در عمل در یکی از سازمان‌های صنعتی تجربه شده را می‌توان به شرح زیر بیان کرد:
طراحی نظام نگهداری و تعمیرات فراگیر
نظام TPM یکی از ساختارهایی است که در سازمان‌های تولیدی و صنعتی بهره‌وری را در عمل ارتقا می‌دهد. هدف از به کارگیری فرایند TPM عبارت از توانمندساختن همه کارکنان جهت به حداکثررساندن کارآیی عملیات نگهداری و تعمیرات بهره ور جامع است. استفاده از این نظام، کانونی را فراهم می‌آورد تا مشارکت کنندگان یا اعضاء بتوانند توانمندیها، قابلیتها، دانش و تجربه خویش را ابرازکنند. از طریق نت بهره ور جامع، همه می‌کوشند تا سازمانشان بهترین سازمان در زمینه خود باشد. این به نوبه خود موجب رشد تولید، ارتقای کیفیت برای مشتری و هزینه کمتر برای تولیدکننده می‌گردد. به طور کلی TPM به طرق زیر به استقرار چرخه بهبود بهره‌وری کمک می‌کند:
- به حداکثررساندن میزان اثربخشی تجهیزات
- ایجاد یک سیستم کارآیی نگهداری و تعمیرات
- ایجاد فرصت و شرایط مناسب برای همکاری کلیه بخشهای بهره برداری.
پیاده سازی نظام مدیریت کیفیت فراگیر
نظام TQM یک ساختار بهره ور است و این به خاطر این است که در مدیریت کیفیت فراگیر به‌جای اینکه مسئولیت افزایش کیفیت و بهره‌وری فقط به دوش یک واحد خاصی در سازمان باشد برعهده مدیران ارشد سازمان قرار می‌گیرد. مدیریت کیفیت فراگیر فقط به محصول برنمی گردد و یک دیدگاه جامع نسبت به سازمان و محصول دارد و تمام فعالیتها و فرآیندها و جزئیات کار را در بردارد.
به طور کلی پیاده سازی نظامTQM در ابعاد زیر به‌استقرار چرخه بهبود مدیریت بهره‌وری کمک می‌کند:
استقرار نظام تحقیقات بهره‌وری
بهبود بهره‌وری بدون تحقیقات اصلاً معنی ندارد. برای استقرار چرخه بهبود بهره‌وری لازم است ذهنیت و مولفه‌های درگیر بهره‌وری دائماً مورد تحقیق علمی قرار گرفته و راهکارهای علمی به کار گرفته شود.با استقرار نظام تحقیقات بهره‌وری اهداف زیر تحقق می‌یابد:
- محصولات جدیدی برای واحدهای تولیدی طراحی می‌شود
- کیفیت تولیدات ارتقا می‌یابد
- هزینه‌های تولید با نوآوری به شدت کاهش می‌یابد
- مصرف انرژی بهینه می‌شود
- ضایعات تولیدی کاهش می‌یابد.
هر مرحله از چرخه بهبود بهره‌وری نیازمند تحقیق است در مرحله اندازه‌گیری بهره‌وری نیاز به تدوین شاخص و ابزار اندازه‌گیری است که در این راستا با درنظرگرفتن شرایط، محیط، نیاز مشتریان و تحولات دائماً بایستی شاخصهای جدید طراحی گردند که این امر از طریق تحقیق حاصل می‌شود. تحلیل وضعیت بهره‌وری از تحقیق تفکیک ناپذیر است. هرنوع تحلیل و بررسی نیازمند کارهای تحقیقی جامعی است که بتوان برمبنای نتایج تصمیم گیری عقلایی انجام داد. برای تدوین برنامه بهبود بهره‌وری نیاز است که مولفه‌های تاثیرگذار و مولفه‌های کلیدی شناسایی و از آنها استفاده گردد که این امر باز با تحقیق و پژوهش حاصل می‌گردد. پس از اجرای برنامه‌های بهبود از طریق کارهای تحقیقی می‌توان از تجارب و نتایج به دست آمده در روند بهبود آینده استفاده کرد. بنابراین، بهبود بهره‌وری بدون تحقیق کار سخت و مشکلی خواهد بود.
توسعه منابع انسانی
توسعه منابع انسانی در هر کار سازمانی کارساز خواهد بود. زمانی که کارکنان سازمان از بالندگی لازم برخوردار باشند، بهره‌وری بهبود می‌یابد. در فرآیند توسعه منابع انسانی، کارکنان سازمان به مجموعه ای از کیفیتها مجهز می‌شوند که این کیفیتها موجب جامع نگری و تعادل می‌گردد. یکی از شاخصهای انسان توسعه یافته سازمانی، بهره ور عمل کردن آنهاست و این بدین معنا است که توسعه یافتگی در تخصصی عمل کردن نیست بلکه در این است که فرد از تخصص خود به شکل بهره ور در سازمان استفاده کند. بهره ور عمل کردن امر اکتسابی است یعنی کارکنان یک سازمان بایستی یاد بگیرند که چگونه عمل کنند که بهره ور باشد. به طور کلی، توسعه منابع انسانی از طرق زیر به استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری کمک می‌کند:
- کارکنان با فلسفه و ماموریت سازمان آشنا می‌شوند
- کارکنان با کمی کردن کار آشنا خواهند شد
- شیوه حل مسئله را یاد می‌گیرند
- کاربرد تکنیک‌های بهره ور را می‌آموزند
- از فناوری اطلاعات در بهبود بهره‌وری کمک می‌گیرند.
استقرار نظام مدیریت عملکرد
مدیریت عملکرد با نگرش جامع به عملکرد بهره‌وری سازمان همواره تصویر روشنی از بهره‌وری سازمان به دست می‌دهد. زمانی که بر فرآیند و عملکرد سازمان مدیریت شود بهره‌وری و بهینه سازی آن تضمین می‌گردد. به طور کلی استقرار مدیریت عملکرد در ابعاد زیر به بهبود چرخه مدیریت بهره‌وری کمک خواهد کرد:
- در منابع انسانی اصلاحات و بهبود ایجاد می‌کنند
- اهداف فردی و اهداف بهره‌وری سازمانی را یکی می‌کنند
- زمینه اصلاحات ساختار در بهره‌وری را فراهم می‌سازند
- فرآیند مسئله یابی مناسب در بهره‌وری در سازمان حاکم می‌شود
- از طریق تفاوت قائل شدن به افراد بهره ور و غیربهره ور انگیزه تولید می‌کند
- در بهره‌وری سازمانی ایجاد سینرژی می‌کند
- باورهای جدید نسبت به بهره‌وری سازمانی مطرح می‌سازد.
نتیجه گیری
استقرار چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری نیازمند عزم جدی بوده و در این راستا بایستی ساز و کارهای عملیاتی طراحی کرد و آنها را به کار گرفت. قبل از طراحی سازوکارها، آسیب شناسی وضعیت بهره‌وری سازمان‌ها، موجب می‌شود که سازوکارهای عملیاتی متناسب با شرایط سازمان‌ها طراحی گردد و برای بهبود بهره‌وری در سازمان‌ها می‌توان از راهکارهای عملی تجربه شده نظیر نهادینه کردن بهره‌وری در اندیشه، نهادینه کردن صرفه جویی، طراحی ساختارهای بهره ور، توسعه منابع انسانی، طراحی نظام تحقیقات بهره‌وری و استقرار مدیریت عملکرد کمک گرفت.